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Quale software utilizzare? Lo decide il ROI

Di Robert Green

In tutti gli ambienti di progettazione gli esperti software e i responsabili delle decisioni si fanno la stessa domanda: quali sono gli strumenti software migliori per la nostra azienda? Domande come "AutoCAD è migliore di LT" o "Revit è davvero migliore di AutoCAD Architecture" aprono due possibili scenari che devono essere analizzati utilizzando domande come "Quanto costano questi strumenti e vale davvero la pena acquistarli?". Queste domande possono far venire il mal di testa a chiunque: esperti, responsabili CAD e responsabili di progetto.

Tuttavia, a pensarci bene, tutte queste domande sono una variante dello stesso tema: quale strumento software è quello giusto per i propri esperti e la propria azienda?

Quando si considerano le domande solo da questo punto di vista, rispondere diventa semplice: bisogna utilizzare gli strumenti che massimizzano l'efficienza degli esperti e che producono il miglior rendimento del capitale investito (ROI) per l'azienda.

Che cos'è il ROI?

Il rendimento del capitale investito (ROI) è semplicemente un metodo per decidere quale software CAD acquistare, utilizzando un approccio matematico basato sui dati. Il ROI consente a un'azienda di prendere decisioni sulle licenze software in base a una solida logica di business, non a desideri o emozioni.

L'equazione di base per il ROI è semplicemente:

Se pensiamo all'equazione in termini di software, diventa chiaro che per giustificare il costo di acquisto/licenza di qualsiasi software, è necessario che il suo utilizzo produca un risparmio. Poiché il rapporto principale di questa equazione è rappresentato dal risparmio diviso i costi, il modo per ottenere il ROI migliore è massimizzare il risparmio minimizzando i costi.

Immaginiamo un semplice scenario di esempio:

Se un'azienda potesse acquistare una licenza di un software per $ 500 all'anno che farebbe risparmiare $ 2.000 in costi di manodopera, ricaverebbe uno straordinario rendimento del capitale investito del 400%, come illustrato nella figura seguente.

Perché è importante?

Indipendentemente dal ruolo svolto nell'organizzazione, non è ragionevole pensare che, se si può aiutare l'azienda a risparmiare tempo e ridurre i costi grazie a un software CAD intelligente, il proprio posto di lavoro sia più sicuro? Il modo di pensare al CAD e al ROI dipende in genere dal ruolo svolto all'interno dell'organizzazione; nella maggior parte delle aziende si ha la seguente suddivisione:

esperti CAD e responsabili CAD. Entrambi i gruppi si impegnano per individuare possibili opportunità di risparmio con nuove tecnologie del software CAD.

Responsabili CAD e responsabili di progetto. Entrambi i gruppi si impegnano per controllare i costi associati all'implementazione di un nuovo software CAD.

Dirigenti senior. Effettuano controlli per assicurare che le stime su risparmi e costi siano ragionevoli e consentano effettivamente di ottenere ROI elevati.

In altre parole, a seconda della propria funzione, l'individuazione di metodi di lavoro che producono un ROI elevato si riduce alle seguenti attività:

Esperti CAD e responsabili CAD. Trovare nuovi modi di utilizzare il software CAD per velocizzare il lavoro di tutti i giorni.

Responsabili CAD e responsabili di progetto. Assicurarsi che il nuovo software CAD funzioni e che possa essere implementato rispettando i limiti di budget.

Dirigenti senior. Mettere tutto in discussione e convalidare i calcoli di tutti.

Risparmio: Tempo = Denaro

Nella maggior parte degli ambienti di progettazione la durata di un'attività CAD viene misurata con il numero di ore impiegato dall'esperto CAD per completare l'attività stessa, dall'inizio fino alle revisioni finali. Il numero di ore viene quindi moltiplicato per la tariffa dell'esperto CAD, ottenendo il costo totale del progetto come segue:

Costo del progetto = Tempo (ore) x Tariffa dell'esperto CAD ($/ore)

Da un semplice sguardo a questa equazione possiamo trarre tre conclusioni:

  • Il tempo equivale realmente a denaro, perché è direttamente proporzionale al costo del progetto.
  • Più alta è la tariffa dell'esperto CAD, più alto è il costo del progetto.
  • Se le tariffe restano le stesse, l'unico modo per ridurre il costo del progetto è ridurre il tempo.

Poiché la maggior parte degli esperti CAD, dai disegnatori agli ingegneri, ha tariffe elevate, un risparmio di tempo per queste persone si traduce in un reale risparmio sui costi dell'azienda. Di conseguenza, se è possibile utilizzare uno strumento software più potente per risparmiare tempo, questo potrebbe ripagarsi da solo in termini di costi di progetto ridotti.

Logicamente, la domanda diventa "Dove si trovano le opportunità di risparmio più interessanti nel proprio ambiente CAD?"

Individuazione e quantificazione del risparmio

Per individuare il potenziale di risparmio sui costi nell'ambiente CAD della propria azienda, tutti gli esperti e i responsabili CAD dovrebbero porsi le seguenti domande:

Quali sono i processi più ridondanti? Se si individuano le attività che si ripetono più spesso, si troverà il potenziale maggiore per ottenere vantaggi dall'automazione o da un software CAD più intelligente.

Quali sono le cause degli errori commessi? Gli errori sono spesso causati da fattori umani o da errori di calcolo che potrebbero essere eliminati da un software di progettazione intelligente. Se si potesse utilizzare un software CAD più intelligente per eseguire i tipici calcoli civili, meccanici o architettonici, si potrebbe risparmiare il tempo che verrebbe altrimenti speso per correggere gli errori.

Quali problemi ha la maggior parte degli altri utenti? Se è possibile trovare un software CAD che elimini i problemi che si ripercuotono sui propri colleghi e su se stessi, si è identificato un potenziale di risparmio ancora maggiore.

Cosa si può migliorare? Anziché pensare solo al tempo, è necessario pensare anche a come migliorare la qualità del prodotto del proprio lavoro e a come un software CAD più intelligente possa venire in aiuto. Alcuni esempi potrebbero essere la creazione più rapida di illustrazioni o di rendering per il marketing, l'individuazione di conflitti sul campo nelle progettazioni architettoniche o il miglioramento del supporto delle attività di costruzione attraverso una migliore pianificazione territoriale nelle progettazioni civili.

Mentre si eseguono le attività CAD giornaliere, è utile tenere a portata di mano un blocco note e scrivere tutte le idee che vengono in mente per risparmiare tempo, ridurre i problemi ed eseguire il lavoro con maggiore qualità: è sorprendente vedere quante idee brillanti si possono trovare in questo modo. A volte sono proprio le attività più piccole che si eseguono ripetutamente quelle che fanno perdere più tempo.

Un caso ipotetico

Per chiarire meglio l'intero processo di identificazione del risparmio e del calcolo del ROI, esaminiamo un caso ipotetico di esempio tratto dal mondo reale.

Azienda di esempio: XYZ Steel Detailing fornisce servizi di progettazione personalizzati a un'ampia gamma di clienti. Il suo workflow utilizza disegnatori di dettagli in acciaio che ogni settimana devono produrre numerosi fogli di disegni di costruzione dettagliati, con un carico tipico di 150 lavori all'anno per disegnatore, il cui compenso totale medio ammonta a $ 25/ora.

Attualmente l'azienda utilizza AutoCAD LT perché il costo della licenza ($ 360 all'anno) è inferiore al costo di una licenza AutoCAD completa ($ 1.045 all'anno).

Idea per risparmiare: uno dei disegnatori crede che la versione completa di AutoCAD sarebbe più produttiva di LT perché consentirebbe di utilizzare alcuni programmi AutoLISP di dominio pubblico (non supportati in LT) per automatizzare attività noiose e risparmiare tempo su ogni lavoro.

Per valutare questo caso sono stati eseguiti i seguenti passaggi:

Benchmarking: scaricando la versione di prova di 30 giorni di AutoCAD, il disegnatore è stato in grado di eseguire alcuni programmi AutoLISP su una varietà di progetti, ottenendo questi risultati:

  • Sono necessarie 12 ore per completare un progetto medio in LT.

  • Utilizzando AutoCAD e i programmi AutoLISP, il disegnatore riesce a completare un progetto tipico in 10 ore, risparmiando quindi 2 ore per progetto.

Calcolo del risparmio: poiché il costo del lavoro del disegnatore è $ 25/ora, è possibile realizzare un risparmio di $ 50 per progetto (2 ore x $ 25/ora). Le cifre iniziano a diventare realmente significative se si considera che in un anno questo progettista può risparmiare $ 7.500 ($ 50/progetto x 150 progetti) sui costi.

Conclusione iniziale: senza effettuare calcoli dettagliati, appare innegabile che il risparmio di $ 7.500 all'anno giustificherebbe senza alcun dubbio l'acquisto di una licenza AutoCAD a $ 1.045 all'anno piuttosto che l'acquisto di LT a $ 360 all'anno, ma per esserne sicuri, facciamo i conti.

Calcolo del ROI:

La potenza del ROI

Pensiamo a quanto sia più convincente chiedere una licenza software mostrando il calcolo del ROI riportato sopra rispetto a dire "Voglio un nuovo software" e si vedrà tutta la potenza esercitata dal ROI sul processo decisionale.

La logica del ROI

Se un'azienda riesce a trovare iniziative che generano un ROI elevato, come nel caso di XYZ Steel Detailing illustrato sopra, investirà nel software perché vedrà un evidente vantaggio nel farlo. In genere il problema consiste nell'individuare la funzionalità software che fornisca notevoli opportunità di risparmio sul ROI e quindi nell'elaborare le idee attraverso l'implementazione, in modo che possano essere realizzate in pieno.

Le aziende che ottengono buoni risultati dai metodi ROI tendono ad avere diversi tratti in comune che possono essere raggruppati nelle seguenti strategie:

Gli esperti forniscono suggerimenti per risparmiare. Chi può individuare e combattere le inefficienze del software CAD meglio delle persone che lo usano ogni giorno?

I team CAD/gestione progetti decidono le priorità. I suggerimenti degli esperti vengono valutati dai team CAD e di gestione dei progetti, in modo da agire prima sui suggerimenti che potrebbero generare il maggiore risparmio possibile.

I dirigenti senior tengono traccia del risparmio. Mentre i suggerimenti degli esperti vengono valutati e implementati, le cifre del risparmio e del ROI vengono illustrate periodicamente ai dirigenti senior.

L'azienda offre degli incentivi. L'azienda offre un premio o un piccolo bonus alle persone che trovano buone idee sul ROI come riconoscimento per il risultato raggiunto.

In un breve periodo di tempo, la logica del ROI inizia ad affermarsi e tutti, dall'esperto CAD di livello più basso ai responsabili di livello più alto, capiscono quanto si risparmia in più utilizzando CAD in modo più intelligente. Su un periodo di tempo più lungo, si stabilisce una cultura di miglioramento costante (quantificata dal ROI e dal risparmio) e tutti iniziano a cercare modi di migliorare l'utilizzo di CAD per generare più risparmio.

Messa a punto dei costi e del ROI

Il caso di esempio del disegnatore di dettagli in acciaio non prendeva in considerazione che tutti i disegnatori di dettagli dovranno imparare a utilizzare le utilità AutoLISP con AutoCAD per ottenere un risparmio sui tempi di progetto. Vale quindi la pena considerare il costo totale dell'implementazione del nuovo software, nel modo seguente:

Differenza nel costo del software. Il nuovo software quanto costerà in più all'anno?

Tempo di implementazione. Di quanto tempo avranno bisogno i responsabili CAD e/o il personale IT per implementare il nuovo software?

Tempo di formazione. Quanto durerà la formazione dell'esperto sul nuovo software?

Mentre la differenza di costo del software è rappresentata da una spesa annuale (che si ripete ogni anno), è necessario considerare il tempo di implementazione e formazione solo per il primo anno di utilizzo del software. Ciò significa che il primo anno di implementazione di qualsiasi software costerà di più rispetto agli anni successivi, pertanto è consigliabile effettuare un'analisi pluriennale del ROI.

Le cose migliorano

Ora possiamo espandere la nostra definizione del ROI del software nel modo seguente:

Dove Costi Anno 1 = Costo del software + Formazione + Implementazione

Dove Costi Anno N = Costo del software

Se si considerano diversi anni di valori del ROI, diventa facile trarre le seguenti conclusioni:

  • Per il primo anno di un investimento software, il ROI è più basso rispetto agli anni successivi perché i costi sono più alti nel primo anno.
  • Se per il primo anno il ROI di un investimento software è buono, il ROI potrà solo migliorare negli anni successivi man mano che i costi diminuiscono.
  • Con l'aumento del numero di anni di utilizzo del software, aumenta anche il ROI.

Riepilogo

Decidere quali sono gli strumenti software migliori per i propri esperti non significa tirare a indovinare o semplicemente acquistare il prodotto più nuovo nella speranza che funzioni. Utilizzando l'approccio al ROI collaudato nel tempo basato sull'analisi dei costi e del risparmio in termini di tempo, è possibile prendere decisioni intelligenti che torneranno sicuramente utili alla propria azienda.

È ovviamente necessario prepararsi effettuando un'accurata analisi del ROI, ma la certezza di fare la cosa giusta per la propria azienda non vale lo sforzo?

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